Способствовать людям добиться большего,

чем они считали возможным

(044) 568-01-69

(068) 868-46-09

(095) 605-87-80

info@consult-dnd.com.ua

  • Факторы успеха
  • Управление изменениями
  • Скрипты продаж
  • Системный бизнес
  • Система управления
  • Программы лояльности
  • Поставщики
  • Показатели KPI
  • Передача управления
  • Направление развития
  • Корпоративные стратегии
  • Корпоративная культура
  • Конкуренты
  • Конкурентная разведка
  • Книга продаж
  • Клиенты
  • Внутренние патологии
  • Бизнес-модель
Главная  /  Знания  /  Рекомендуем  /  Организация и проведение совещаний. 9 результативных правил

Организация и проведение совещаний. 9 результативных правил

« Назад

30.06.2014 02:19

Следует учитывать динамичность современного делового общества – уже не допускаются многочисленные посиделки. Эффективное и быстрое проведение совещаний возможно лишь при условии, что сами сотрудники понимают – это заседание тоже нужно считать важной работой. Достаточно вспомнить об ошибочной фразе «Ну что же, совещание закончено, а теперь давайте вернемся к работе». На самом деле отделять совещания от работы не нужно – ведь их значение для коллектива не менее значимо.

Какой день подходит для проведения совещаний лучше всего

Многим этот вопрос может показаться простейшим – почему бы не организовать совещание в понедельник? Ведь на выходных все отдохнули и сейчас полны сил, оставив позади волнения и проблемы прошлой недели, можно активно заняться работой. Но по личному опыту могу утверждать – такая позиция не совсем верна.

 С уверенностью могу сказать – каждый будний день имеет определенную особенность. В частности, понедельник считаю тяжелейшим днем недели, а вот во вторник-среду работоспособность человека выходит на пик. Четверг более предпочтителен для любых начинаний, пятница предназначена для завершения своих дел. В большинстве случаев активнее всего работа в компании идет именно с середины недели. В частности, заказы на следующую неделю торговые компании составляют к четвергу-пятнице, также к пятнице запланирована и подготовка недельного производственного плана. Поэтому всегда делаю выбор в пользу среды для организации своих совещаний1.

Как подготовить проведение совещания

Следует разослать повестку совещания своим сотрудникам в понедельник. Приходится признавать, что большинство компаний организует свои планерки без повестки. В результате сами сотрудники просто не понимают целей своего собрания.

 Стоит сформулировать в повестке собрания вопросы для рассмотрения, с указанием лимита выделенного времени для обсуждения каждого вопроса, также метода принятия решений:  авторитарный (когда сами несете полную ответственность), консультативный (решение принимается по результатам группового обсуждения) либо методом голосования.

 При неправильном выборе дня, на который запланирована организация совещания, повестка не способна будет дисциплинировать собравшихся (а для этого она и предназначена). К примеру, в компании по традиции совещания организуются по понедельникам – а отправленная в пятницу повестка за выходные сотрудниками просто забывается. При отправке повестки в четверг либо среду, а совещание запланировано на пятницу – высока вероятность, что многим просто не хватит времени для подготовки к встрече из-за своего насыщенного графика. 

Что обсуждать на совещании

Совещание должно быть посвящено лишь важным темам, для обсуждения которых необходимо участие со стороны всех собравшихся. Довольно часто сталкивался с ситуацией, когда совещание было организовано по принципу поочередных докладов всех собравшихся о текущем состоянии дел, с рассмотрением причин неудач и обещанием всё исправить к установленному сроку. Но ведь сотрудники и так информируют свое руководство о текущей ситуации. Поэтому при такой организации совещание может стать просто бесполезной тратой времени (посчитайте, сколько финансово стоят 3 часа работы 5 сотрудников компании). Ведь абсолютное большинство вопросов, которые принято в российских компаниях обсуждать во время совещаний, можно оперативно решать при общении по электронной почте, по телефону, с помощью Skype, ICQ либо системы CRM. 

 Как приучить сотрудников перестать отмалчиваться

В своей практике стремлюсь задеть личные интересы сотрудников, которые пытаются отмалчиваться. К примеру, при решении вопросов о растаможивании груза, директору по закупкам прекрасно известно о критичности платежа, но вовсе не участвует в обсуждении. Тогда просто говорю – переносим таможенный платеж на следующий месяц, а в случае штрафов необходимые средства будут вычитаться из премий отдела закупок. Также аналогичный подход возможен во время обсуждению любых других общих вопросов. К примеру, вопрос о проведении корпоративного праздника – если кто-то из руководителей отмалчивается, можно заявить – этот департамент выходит на работу для срочного задания вместо участия в праздничном мероприятии. 

 Как добиться выполнения принятых на совещании договоренностей 

Даже правильная организация совещания, со следованием регламенту, повесткой и конструктивными обсуждениями, может не принести желаемого результата. В итоге компания не достигает кардинальных изменений, словно собрание вовсе и не проводилось. Причина данной проблемы заключается вовсе не в безответственности либо лени сотрудников. На самом деле стоит учитывать отсутствие фиксации договоренностей, достигнутых во время совещания.

 Следовательно, поручения и решения, озвученные во время совещания, просто повисают в воздухе. Конечно, многие наши читатели могут возразить, что фиксируют всю информацию на совещаниях в своих ежедневниках. Но уж слишком часто возникают проблемы, когда сотрудник «не записал», «забыл» либо что-то «перепутал». Просто после совещания люди забывают об информации, которая озвучивалась и обсуждалась на совещании.

Поэтому стенографирование проводимых совещаний стало для меня обязательным правилом. Для этого направил секретаря на прохождение курса. Теперь в нашем архиве находятся стенограммы по всем совещаниям. Если в компании секретаря нет, то можно утвердить сотрудника, ответственного за протоколирование совещания либо можно составлять протокол самостоятельно. Благодаря такому подходу руководитель и все сотрудники информированы, для кого утверждены определенные задания, сколько времени было выделено для их решения.

 Следует после совещания всем напомнить про поручения с помощью электронного письма, записи в CRM-системе либо других программах, которые применяются для планирования деятельности компании.

 Говорит Генеральный Директор

Дмитрий Гришин, Генеральный Директор компании Mail.ru, Москва

 

В нашей компании введены необычные утренние планерки для технического подразделения. Длятся такие планерки не больше 25 минут. Возможность участвовать в таких планерках при желании есть у любого работника подразделения – мы не ограничиваем список участников только работниками, непосредственно относящимися к вопросам, обсуждаемым на планерке. Общаются все сотрудники стоя, чтобы хотя бы на время отвлечься от стандартной рабочей обстановки.

 

Проводимые планерки посвящены обсуждению существующих проблем и возможных способов для их решения. При этом не имеет значения, насколько фантастичными либо безумными кажутся такие предложения. Во время совещаний основной целью становится выработка по возможности большего количества креативных идей. Поэтому действует табу на любую эмоциональную (неконструктивную) критику во время таких планерок. Указывать можно только на определенные технические аспекты, которые становятся преградой для реализации идеи.

 

Далее мы фиксируем все озвученные мысли в общей базе знаний данного подразделения. Благодаря подобному формату общения сотрудники могут не зацикливаться на своих узких проблемах, начинают лучше понимать задачи коллег, со своевременным обменом достижениями и опытом. Ощущение сопричастности, с четким пониманием значимости вклада и идей каждого сотрудника способны стимулировать коллектив к плодотворной и эффективной работе.

 Правила проведения совещаний 

Рассмотрим полезные правила проведения совещания, которые позволят достичь максимального эффекта от мероприятия.

 Правило №1. Необходимы предварительные обсуждения. Можно для начала обсуждать проблему в рамках совещания небольших групп, с утверждением консолидированного решения, которое будет поставлено на большом совещании. Возможны и предварительные обсуждения по e-mail – руководитель отправляет письма с описанием проблемы, прилагает к ним необходимые сопутствующие материалы. Сотрудники уже знакомятся сданным вопросом, затем в установленный срок отправляют свои варианты решений в ответном письме.

 Правило №2.  Нужно установить точное время проведения совещания. Опыт подсказывает – когда совещание назначается на 14:00, то начинается в лучшем случае в 14:10. Если же запланировать совещание на 10:13, то сотрудники будут воспринимать это буквально.

Правило №3. Письменная повестка дня. Вне зависимости от краткости проводимого совещания, обязательно нужно предусмотреть письменную повестку, которая будет заранее раздаваться всем участникам. Поскольку совещание в противном случае может перерасти к стандартным дебатам.

 Правило №4. Поддержание интереса со стороны всех участников. При проведении совещания нужно подумать над тем, как разнообразить темп, формат и стиль выступлений. Не нужно позволят основным ораторам брать управление совещанием под свой контроль. В случае спора между двумя участниками совещания, которые перестали обращать внимание на остальных, можно внести изменения в формат собрания, чтобы оно стало, к примеру, встречей двух противников.

 Правило №5. Краткие и ёмкие выступления. Скажите, что намеревались, после этого остановитесь. Не нужно поддаваться желанию поговорить обо всех мелочах. Не следует никогда прерывать другого оратора, даже при абсолютном несогласии с его позицией. Нужно дать ему возможность закончить  речь, лишь затем можно отстаивать свою позицию. Такой принцип становится не только элементом вежливости, но и позволяет подчеркнуть приоритет своих взглядов.

Правило №6. Краткое резюме каждого выступления. Тема совещания и суть предложений участников можно указывать на большом листе бумаги либо на доске – чтобы были заметны для каждого. Благодаря этому можно придерживаться основной темы совещания, не распыляя свое внимание на другие вопросы.

 Правило №7. Не стоит усаживать оппонентов друг напротив друга. Ведь в противном случае возрастает вероятность конфликта. Если у людей противоположные взгляды, их следует сажать рядом друг с другом. Делать это стоит словно невзначай, не акцентируя на этом внимание.

 Правило №8. Обязательный план действий в конце совещания. Стоит поощрять участников совещания сформировать четкий план действий, который станет результатом встречи. Если вы начальник, нужно дать понять присутствующим, что планируете придерживаться выработанного решения. В случае, когда принятое решение касается вас, его нужно обязательно выполнять.

 Правило №9. Участие руководителя в совещании нужно ограничить. Присутствуйте по возможности лишь на совещаниях, на которых действительно необходимо находиться. Нужно понимать, зачем отправляетесь на мероприятие. Если планируете свое выступление, нужно понимать его цели, что планируете сказать. На совещание нужно приглашать людей, присутствие которых действительно необходимо. Ведь при большем количестве участников совещания сложнее оказывается донести до собравшихся свои мысли.